So erstellst du kostenlos ein Haushaltsbuch mit GnuCash

Was ist ein Haushaltsbuch?

Am Ende des Monats fragt sich so mancher, wo denn das ganze Geld wieder geblieben ist. Sparen und Rücklagen bilden fällt oft schwer, auch wenn jeder weiss, wie wichtig das ist.

Ein Haushaltsbuch kann dir helfen, den Überblick über deine eigenen Finanzen zu behalten. Es wird digital oder analog geführt. Die Einträge geben dir eine umfangreiche Übersicht zu Einnahmen und Ausgaben in deinem Haushalt

Ein Haushaltsbuch wird laut Wikipedia in der Regel von Privatpersonen geführt. Einnahmen und Ausgaben werden dabei übersichtlich nach Kategorien (z.B. Lebensmittel, Freizeit, Miete, Auto oder Reisekosten) und Monaten geordnet. Regelmäßige und unregelmäßige Ausgaben werden aufgezeichnet und verfolgt. Mit Hilfe von Budgets können Aufwendungen und Sparbeträge für Vermögensbildung bzw. Einnahmen geplant werden.

Laut Umfragen verwalten 35 Prozent der Deutschen ihre Finanzen in einem Haushaltsbuch, 26 Prozent Online, per Software oder App.

Ich persönlich hätte nicht gedacht, dass sich jeder Dritte so intensiv und systematisch mit seinen Ausgaben beschäftigt.

Warum ein Haushaltsbuch führen?

Ein Haushaltsbuch kann helfen, den Überblick zu behalten, monatliche Ausgaben zu ordnen und Potentiale für Einsparungen zu erkennen. Auch der Vermögensaufbau kann so profitieren.

Einnahmen und Ausgaben werden manuell oder automatisch bzw. über terminierte Buchungen vorab festgelegten Kategorien zugeordnet. So können Veränderungen bestimmter Kosten- oder Einnahmepositionen in monatlichen Auswertungen schnell erfasst werden. Und Transparenz schafft Bewusstsein für Sparpotential.

Ein Haushaltsbuch bringt inbesondere folgende Vorteile:

• Ausgaben lassen sich einfach und systematisch ordnen, kontrollieren und kategorisieren.
• Der Vergleich von Einkommensströmen und Ausgaben zeigt Puffer auf, aber ggf. auch Risiken.
• Einsparpotentiale lassen sich besser erkennen, wenn Veränderungen von Ausgabepositionen über die Zeit verfolgt werden.
• Die hohe Transparenz hat positive Effekte auf deine Ausgabendisziplin und macht dich für die Zukunft entspannter.
• Du steigerst deine Produktivität und Kompetenz im Hinblick auf private Finanzen.

GnuCash als Software für das Haushaltsbuch?

GnuCash ist eine digitale Open Source Finanzverwaltung für Privatpersonen und kleine Unternehmen, verfügbar für alle wichtigen Betriebssysteme. Die Website des Pojekts wirkt ein wenig altbacken, aber das sollte niemanden abschrecken. Die Software ist nach meiner Erfahrung wirklich top - und dazu noch kostenlos.

• Das Programm nutzt das aus der professionellen Buchhaltung bekannte Prinizip der doppelten Buchführung.
• Homebanking über HBCI wird unterstützt. Buchungen können zudem manuell vorgenommen oder per csv-Datei importiert werden.
• Die Anwendung kann auch als Buchhaltungssoftware in Kleinunternehmen eingesetzt werden inkl. Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Rechnungen.
• Die aktuelle Version der Software ist 4.12, aber es stehen auch Downloads für ältere Betriebssysteme zur Verfügung mit entsprechend niedrigerem Versionsstand.
• Das Projekt wird von engagierten Developern und Helfern weiterentwickelt und dokumentiert. Das Programm ist ausschließlich für den Desktop und in vielen Sprachen verfügbar.

Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2020 sind folgende Eigenschaften bei der digitalen Haushaltsbuchführung besonders wichtig (prozentuale Zustimmung):

• Kostenlos (42 Prozent der Befragten),
• leichte Bedienbarkeit (30 Prozent der Befragten),
• verschlüsselte Datenübertragung (20 Prozent der Befragten),
• Datenspeicherung ausschließlich auf dem lokalen Gerät (16 Prozent der Befragten),
• Zugriff von allen Geräten mobil und auf dem Desktop (12 Prozent der Befragten),
• Analyse des Ausgabenverhaltens (12 Prozent der Befragten),
• Datenverarbeitung in Deutschland (11 Prozent der Befragten),
• automatische Synchronisation mit dem Bankkonto (10 Prozent der Befragten).

GnuCash erfüllt die meisten dieser Wünsche und bietet aus meiner Sicht kaum schlagbare Vorteile:

• Einfache Bedienung inkl. Eingabehilfen, lernendem Algorithmus für Zuordnungen sowie Auswertungen und benutzerdefinierbare Oberfläche.
• Kostenlose Open Source Software für Windows, MacOS und Linux mit großer Entwickler- und Nutzercommunity. D.h. di e Software wird laufend weiter entwickelt und es kommen immer wieder neue Funktionen hinzu. Es gibt sicher auch andere gute Haushaltsbücher für den Desktop, etwa "MoneyMoney" für den Mac bzw. "WISO Mein Geld" oder "Lexware FinanzManager" für Windows - aber diese sind für den Nutzer kostenpflichtig und nicht Open Source.
• Konsequente Implementierung des Prinzips der doppelten Buchführung im Tool.
• Einfacher Import: Daten können mittels online-Kontoauszügen und anderen Softwarepaketen im QIF (Quicken® Interchange Format), OFX und HBCI-Standard importiert werden.
• Kapitalanlagen können inkl. Kursstellungen verfolgt werden, z.B. das ETF- oder Aktien-Portfolio. Auch die Anlage weiterer Vermögenskonten (z.B. Rohstoffe oder Immobilien) sowie von Darlehen ist möglich.
• Unterstützung verschiedener Währungen.
• Individuelle und standardisierte Berichte und Grafiken (Tabellen, Torten- und Balkendiagramme) zu Einnahmen, Ausgaben und Vermögensentwicklung.
• im Gegensatz zu vielen kostenlosen Apps für iOS oder Android wie etwa Finanzguru oder Money Manager verfolgt GnuCash kein (verstecktes) Geschäftsmodell. Die Nutzung auf dem Desktop ist im Hinblick auf Übersichtlichkeit und Sicherheit der Nutzung einer App auf dem Mobilgerät überlegen. Anpassbare Berichte mit grafischen Elementen sind mittels App wohl kaum sinnvoll einsetzbar.
• Zudem gibt es die Möglichkeit, Konfiguration und Dateien auf einem USB-Stick zu speichern und das Programm dann auch auf mehreren PCs zu verwenden.

Im Projekt Wiki findet sich eine umfangreiche Dokumentation, die viele weitere Features und Tipps enthält.

Wie richte ich ein Haushaltsbuch mit GnuCash ein?

Ich konzentriere mich in dieser Anleitung ausschließlich auf Funktionen der Anwendung für die Einrichtung eines Haushaltsbuchs inkl. HBCI Online Banking bei der ING-DiBa.

Ich nutze Linux Fedora, das Programm sollte sich aber auf anderen Betriebssystemen ähnlich verhalten.

Installation

Zunächst musst du dir das Programm im GnuCash Download Bereich für das Betriebssystem deiner Wahl herunterladen.

Nach dem ersten Start wird ein Willkomensfenster angezeigt. Hier wählst du aus, dass du ein neues Konten anlegen möchtest.

Der Assistent führt dich nun zur Erstellung eines Kontenplans, den du nach deinen eigenen Anforderungen anpassen kannst. Fürs erste kannst du auch einfach den Default übernehmen und speichern, lässt sich später ändern (rechte Maustaste).

Für unser Beispiel habe ich den folgenden kompakten Kontenrahmen angelegt. Du suchst dir natürlich deine eigenen Kategorien, die für deine finanzielle Situation am besten passen.

Wir sehen Aktiva (Vermögen) sowie Aufwendungen und Erträge, jeweils kategorisiert für die Zuordnung von Buchungen.

GnuCash folgt dem Prinzip der doppelten Buchführung. Jeder Geschäftsvorgang wird demnach doppelt erfasst, d.h. für eine Buchung gibt es jeweils ein Konto und ein Gegenkonto. Z.B. gehen 150 Euro von deinem Konto ab und landen bei einem Restaurant. Konto ist in diesem Fall das Girokonto, Gegenkonto ist das Restaurant bzw. die Kategorie "Essen".

Wenn es dich sehr interessiert, kannst du dich damit z.B. hier vertraut machen.

Zumindest in der aktuellen Version für Linux wird übrigens auch Darkmode unterstützt. Sieht sehr schick aus.

Einrichtung Online Banking mit HBCI für ING-DiBa

Zunächst startest du unter dem Menüpunkt "Werkzeuge" die Online Banking-Einrichtung und startest im zweiten Schritt das "AqBanking Setup".

Lege nun einen neuen Benutzer an, wähle "HBCI Backend" aus, und im nächsten Schritt PIN/TAN.

Im Anschluss wählst du ING-DiBa als Bank aus und trägst die BLZ ein (500 105 17).

Der sich anschließende Dialog zur Eingabe deines Benutzers wird von der ING-DiBa nicht unterstützt und abgebrochen. Breche also ab und schließe das Programm.

Du musst eine Terminal Software nutzen (i.d.R. bei jedem Betriebssystem vorinstalliert), um die Einrichtung abzuschließen und einen Benutzer anzulegen. In der Dokumentation von GnuCash wird beschrieben, wie das funktioniert.

Unter Windows Powershell muss du folgende zwei Kommandos eingeben. Das Feld <10-digit-internetbanking-id> ersetzt du durch deinen Benutzernamen bei der DIBA. Der Befehl "gnucash" startet im Anschluss die Anwendung.

$ 'C:\Program Files (x86)\gnucash\bin\aqhbci-tool4.exe' adduser -t pintan --context=0 -b 50010517 -u <10-digit-internetbanking-id> -N <10-digit-internetbanking-id> -s 'https://fints.ing.de/fints/' --hbciversion=300

$ gnucash

Für Linux lautet das Command entsprechend:

$ aqhbci-tool4 adduser -t pintan --context=0 -b 50010517 -u <10-digit-internetbanking-id> -N <10-digit-internetbanking-id> -s 'https://fints.ing.de/fints/' --hbciversion=300

$ gnucash

Gehe dann zurück ins AqBanking Setup und in die Benutzerbearbeitung. Klicke unten unter den speziellen Aktionen auf "Kontenliste abrufen". Du musst dann deine PIN eingeben, das Zertifikat bestätigen und kannst den Vorgang abschließen.

Die Konten bei der DiBa erscheinen anschließend im AqBanking Setup oben rechts unter dem Reiter "Konten".

Im Einrichtungsassistenten kannst du nun im weiteren Verlauf dein Girokonto für die Synchronisation auswählen. Ordne deine Kontonummer dem Girokonto in deinem Kontenrahmen unter Aktiva zu und schließe den Assistenten ab.

Das Konto ist nun bereit für die Synchronisation mit dem Girokonto.

Nun musst du dir überlegen, wie weit zurück in die Vergangenheit du deine Umsätze vom Girokonto in das Haushaltsbuch übernehmen willst (von der DIBA werden maximal 90 Tage rückwirkend unterstützt).

Damit der Kontostand stimmt, trägst du einen Anfangsbestand ein (Konto unter Aktiva). Wenn Du z.B. zum Monatsanfang des aktuellen Monats mit der Synchronisation starten willst, trage den Saldo des Girokontos zu diesem Termin unter Anfangsbestand ein.

Gehe nun mit deiner Maus im Kontenplan auf das Girokonto unter Aktiva und klicke dann im Menü von GnuCash unter Aktionen / Online Aktionen auf "Abfrage Kontoumsätze". Wähle den Monatsanfang als Starttermin für die Synchronisation aus.

 

Du bestätigst dann mit deiner Banking PIN und die Umsätze deines Girokontos werden importiert. Die Umsätze kannst du im Anschluss unter dem Reiter "Girokonto" jeweils Einnahme- und Ausgabekategorien zubuchen. Bitte beachte, dass du nur lesenden Zugriff auf das Girokonto bei der ING hast.

Das Programm lernt im Zeitverlauf, wie Umsätze zugeordnet werden. D.h. nach einigen Monaten läuft der Import nach kurzem Drüberschauen quasi automatisch.

Welche Berichte sind sinnvoll im Haushaltsbuch?

In GnuCash gibt es standardisierte Berichte für den besseren Überblick. Auch individuelle Auswertungen lassen sich mit etwas technischem Geschick für die Übersicht nach deinen Anforderungen erstellen.

Ich bin erst vor kurzem mit dem Haushaltsbuch gestartet, insofern sehe ich nur Deltas in Gewinn-/Verlustrechnung und Bilanz. Die Daten in den folgenden Schaubildern sind eine Mischung aus meinen eigenen Kategorien und erfundenen Buchungen.

Bei mir sieht der Workflow so aus, dass ich einmal im Monat die Umsätze mit meinem Girokonto synchronisiere und meinen Einnahme- und Ausgabekategorien zuordne. Die Anwendung bietet zahlreiche standardisierte Berichte und Auswertungen, von denen ich mir ein paar regelmäßig anschaue.

Aktiva sind in meinem Falle das Girokonto, ein Versicherungsguthaben sowie ein Tagesgeldkonto. Soweit ich also von meinem Girokonto auf mein Tagesgeld oder zur Versicherung buche, erhöhen sich die Aktiva und mein Vermögen.

Die anderen Aktiva (Wertpapiere und Festgeld) verwalte ich in Portfolio Performance und ziehe den Abgleich mit dem Tagesgeld manuell nach.

Gewinn als positiver Betrag zwischen Erträgen und Aufwendungen erhöht das Eigenkapital. Für Reingewinne im Zeitverlauf gibt es im Haushaltsbuch folgenden Bericht.

Daneben gibt es tabellarische Informationen zur Gewinn- und Verlustrechnung sowie zur Bilanz.

Zudem schaue ich mir Einnahmen und Ausgaben im Zeitverlauf an und habe so einen genauen Überblick, wie sich mein Ausgabeverhalten verändert.

Die Einnahmenübersicht zeigt deine monatlichen Einnahmen über verschiedene Kategorien bzw. Quellen.

In der Ausgabenübersicht werden feste Ausgaben (z.B. Energiekosten, Versicherungen) und variable Ausgaben (z.B. Essen gehen, Urlaub) über den Zeitverlauf dargestellt.

Im Standardbericht für Aufwendungen werden kleinere Positionen im Balkendiagramm ausgeblendet. Wer alle Details sehen will, kann in der Werkzeugleiste unter Optionen / Anzeige die maximale Anzahl der Balken erhöhen.

Sparen im Haushalt mit dem digitalen Haushaltsbuch?

Gerade aufgrund der gestiegenen Energie- und Rohstoffkosten wollen Haushalte Geld sparen und evtl. auch Rücklagen für Unvorhergesehenes bilden. Hier kann GnuCash helfen mit Budgets, also der Festlegung bestimmter Ausgabengrenzen bzw. Sparziele für deine Finanzen.

Zum einen können Budgetziele festgelegt werden:

Unter Aktionen / Budget / Neues Budget kannst du im Haushaltsbuch ein Budget anlegen für beliebige Zeiträume und Kategorien. Budgets kannst du selbst planen oder von der Software abschätzen lassen.

Im Anschluss einfach den Bericht auswählen, mit dem du die Entwicklung deiner Soll-/Ist-Werte verfolgen möchtest. Soweit das Budget verfehlt wird, gilt es entsprechende Sparmaßnahmen einzuleiten. Natürlich können auch Zielwerte für Aktiva (Sparbeträge) festgelegt werden im Budget.

Zum anderen können Ausgabekategorien auf Einsparungpotential untersucht werden:

Mit Hilfe des Aufwandsbalkendiagramms lassen sich Tendenzen und besondere Ausschläge für Aufwendungen einfach verfolgen. Ausgaben des täglichen Bedarfs können durch die Nutzung von Sonderangeboten, Aktionspreise etc. reduziert werden oder auch ganz einfach durch Konsumzurückhaltung.

Bei veränderlichen Ausgaben wie z.B. Kino, Essen gehen, Kleidung und Urlaub lässt sich generell einfacher Geld sparen als bei fixen Kosten wie Versicherungen, Internet, Mobilfunk, Strom und Heizung. Aber auch hier lässt sich durch systematische Preisvergleiche bei Vertragsende durch einen Lieferantenwechsel oft noch der ein oder andere Euro einsparen.

Ich persönlich möchte drei Themen mit dem digitalen Haushaltsbuch besonders im Blick behalten:

• Diversifikation meiner regelmäßigen Einnahmen,
• Monitoring von Veränderungen im Ausgabeverhalten,
• Kontinuierliche Bildung von Rücklagen.

Fazit

GnuCash eignet sich perfekt als Haushaltsbuch-Programm und sollte die Anforderungen der meisten Anwender erfüllen, um die Finanzen im Blick zu behalten.

Insbesondere die HBCI-Konfiguration kann ein wenig hakelig sein, und das Prinzip der doppelten Buchführung ist für den ein oder anderen vielleicht gewöhnungsbedürftig. Aber hast du das Setup hinter dir und bist eingearbeitet, gestaltet sich der Zeitaufwand sehr überschaubar.

Ich behalte mit der Haushaltsbuch-Software den perfekten Überblick zu meinen Finanzen und kann das Haushaltsbuch mit GnuCash eigentlich nur jedem empfehlen:

Mehr Funktionen und bessere Übersicht als bei Haushaltsbuch Apps auf dem Smartphone. Praktischer und besser umsetzbar als selbstgebautes Excel. Im Gegensatz zu anderer Desktop Software gratis und Open Source.

Ein einfaches Haushaltsbuch für den genauen Überblick oder monatlichen Abgleich mit deinem Budget. Wer Geld sparen will, analysiert seine Ausgaben im Haushalt und findet Ansatzpunkte.