Kundeninformationen

Inhalt

Arbeitsweise
Kommunikation
Projektmanagement
Abrechnung und Zeiterfassung
Datenschutz
Berufshaftpflicht

Im folgenden erhalten Kunden meiner Online Marketing Beratung einen Überblick zu möglichen Abläufen, Organisation und Kommunikation bei einer Zusammenarbeit.

Arbeitsweise

Am Beginn einer Zusammenarbeit steht die Aufnahme eurer Ziele und Erwartungen für das Projekt. Je nach Thema kümmere ich mich in enger Abstimmung mit euch um Wettbewerbsanalyse, Reporting, Projektmanagement, Optimierungen oder auch den Aufbau neuer Assets.

Ich kommuniziere klar und offen, arbeite eigenständig, zuverlässig und kompetent.

Kommunikation

Ich richte mich in der Kommunikation bzgl. eingesetzter Tools nach meinen Kunden (Mail, Telefon, WhatsApp, Slack, rocket.chat, Matrix, Skype, Teams, Meet …) und reagiere wochentags i.d.R. innerhalb von 24 Stunden.

Als Freelancer teile ich mir meine Arbeitszeit frei ein.

Projektmanagement

Auch hier nutze ich gerne eure vorhandenen Tools. Ich habe u.a. Erfahrung mit Trello, Asana, Jira, Meister Task, Monday, Basecamp, Clickup und natürlich den gängigen Office-Lösungen.

Der Einsatz von weiterer Software ist grundsätzlich stark abhängig von der Projektzielsetzung und dem thematischen Fokus.

Soweit ich für das Setup verantwortlich bin, verlasse ich mich auf Todoist in Kombination mit Twist. Ich lade dich bzw. die Projektbeteiligten dann in diese Tools ein und kümmere mich um die Administration und ggf. anfallende Kosten. Voraussetzung ist das Einverständnis des Kunden, insbesondere auch mit den entsprechenden Datenschutzbestimmungen.

Boards und To Do Listen

Todoist ist ein Produktivitätstool für Teams oder Individuen. Es bietet die Möglichkeit, Aufgaben als To Dos oder Karten anzulegen und mit Verantwortlichkeiten und Terminen zu belegen.

Todoist kann im Webbrowser oder per App genutzt werden. Hier geht es zum Download von Todoist für verschiedene Plattformen.

Ein Board bildet ein Projekt oder ein Teilprojekt mit zusammenhängenden Aufgaben ab. Es kann in thematische oder prozessuale Abschnitte eingeteilt werden (z.B. „Backlog“, „To Dos“, „In Arbeit“ und „Erledigt“). Jeder Abschnitt in einem Projekt wird als separate Spalte mit Aufgaben als Karten dargestellt.

Karten enthalten eine Beschreibung der Aufgabe, einen Endtermin und eine verantwortliche Person. Daneben können Kommentare, Unteraufgaben, externe Links und mehr auf Karten platziert werden. Karten können über Abschnitte per Drag und Drop verschoben werden.

Todoist Kanban Board

Von einer Board Ansicht kann jederzeit per Klick in eine To Do Ansicht gewechselt werden, die ansonsten genauso funktioniert und auch Aufgabenhierarchien abbildet.

Teamkommunikation

Für die Teamkommunikation setze ich Twist ein. Twist ist ein modernes Kommunikations-Tool für entspannte, gut organisierte und produktive Zusammenarbeit. Zudem lässt sich Twist mit Todoist gut integrieren (beide Tools gehören zum unabhängigen Software-Entwickler doist).

Twist kann im Webbrowser oder per App genutzt werden. Hier geht es zum Download von Twist für verschiedene Plattformen.

Twist Cannels

Twist funktioniert wie eine Mischung aus Slack und E-Mail. Ein Team-Workspace setzt sich aus Channels zusammen. Channels setzen sich aus Threads zusammen. Und Threads setzen sich aus Kommentaren zusammen.

In Twist Channels findet die Teamkommunikation in Threads statt – von der Projektplanung bis hin zu Ankündigungen. Jeder Thread steht für ein bestimmtes Thema, das du mit den Leuten im Team ausführlich diskutieren möchtest. Im Gegensatz zu E-Mails oder Gruppen-Chats sind Twist-Threads organisiert, leicht durchsuchbar und nachvollziehbar.

Twist Hierarchie

Der Eingang ist ein Feed aller Threads, in denen du eingebunden bist. Alle Threads, die du erstellt hast, zu denen du einen Kommentar hinzugefügt hast oder in denen du getaggt wurdest, werden hier angezeigt. Alles, was du noch nicht gelesen hast, erscheint an erster Stelle.

Mit Nachrichten kannst du eine Unterhaltung mit einem anderen Teammitglied in einem persönlichen Chat starten oder mehrere Teammitglieder in einen Gruppen-Chat einladen. Alle im Chat werden benachrichtigt, sobald eine neue Nachricht gesendet wird.

Wenn du ein laufendes Thema mit mehreren Personen besprechen musst, das keine sofortige Antwort benötigt, erstelle einen Thread.

Wenn du schnell mit einer Person oder einer kleinen Gruppe von Personen kommunizieren musst, verwende Nachrichten.

Starte im Zweifelsfall einen Thread. Alles bleibt durchschaubar und du kannst zu einem späteren Zeitpunkt darauf zugreifen, damit die kollektive Wissensbasis des Teams weiter wächst.

Klingt vielleicht etwas kompliziert, lässt sich aber wirklich intuitiv nutzen.

Zur Anleitung für neue Twist Nutzer.

Integriertes Arbeiten mit Todoist und Twist

Wer sowohl mit Todoist als auch mit Twist arbeitet, erhält sofortige Updates im Twist-Workspace von der Aufgabenliste. Dadurch wird sichergestellt, dass das Team immer auf dem gleichen Stand ist und Verantwortung für die zu erledigenden Aufgaben übernimmt.

In Twist werden neue Nachrichten angezeigt, wenn Aufgaben innerhalb des ausgewählten Todoist-Projekts hinzufügt, erledigt, als unerledigt markiert oder kommentiert werden. Du kannst sehen, wer welche Aktion ausgeführt hat, und du kannst die Aufgabe in Todoist sofort aufrufen, indem du auf den Link im Twist-Thread klickst.

Twist zu Todoist

Oft führen Unterhaltungen in Twist zu umsetzbaren Aufgaben. Um diese Elemente in deiner To-Do Liste zu verfolgen, kannst du direkt aus Twist heraus einen Thread als Todoist-Aufgabe hinzufügen.

Twist Aufgabe hinzufügen

Abrechnung

Für Zeiterfassung und Abrechnung nutze ich die Software Moco der Firma hundertzehn GmbH.

Ich rechne -soweit nichts anderes vereinbar wurde – auf Basis von Stundensätzen ab (minutengenaue Abrechnung). Rechnungen schicke ich nach Ablauf eines Kalendermonats mit einer Zahlungsfrist von 14 Tagen.

Meine Kunden können sich jeweils in Echtzeit Informationen zum Projekt anschauen.

Moco Projektinfos

Folgende Fragen könnt ihr euch als Kunden also selbst beantworten:

  • Wieviele Stunden sind schon geleistet?
  • Wurde ein ggf. vereinbartes Stundenvolumen pro Monat bereits ausgeschöpft?
  • Wieviel wurde bereits in Rechnung gestellt?
  • Wo steht ein ggf. vereinbartes Budget?
  • Wie verteilen sich die Arbeiten auf Leistungen?

Ihr erhaltet jeweils eine Rechnung inkl. Leistungen, Rechnungszeitraum sowie MwSt. Ausweis.

Moco Rechnung

Zusätzlich schicke ich zusammen mit der Rechnung einen Stundennachweis inkl.der durchgeführten Aufgaben.

Moco Stundenauszug

Datenschutz

Allgemeines

Datensparsamkeit und Schutz persönlicher Daten sind mir sehr wichtig. Alle von mir eingesetzten Tools und Prozesse sind DSGVO konform.

Diese Ausführungen beziehen sich auf die im Rahmen einer Projekt-Zusammenarbeit von meiner Seite eingesetzte Software.

Datenschutzhinweise zur Nutzung der Website pagenstedt.de findet ihr hier.

E-Mail

E-Mails werden im Rahmen der Kundenkommunikation stets verschlüsselt versendet. Mein E-Mail Account befindet sich in einem gesicherten Rechenzentrum (TÜV-zertifiziert nach ISO 27001) der united-domains AG, Gautinger Straße 10, 82319 Starnberg in Deutschland.

Ich habe mit der united-domains AG einen Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag abgeschlossen.

Projektmanagement mit Doist

Im Rahmen von ausgewählten Kundenprojekten nutze ich für Projektmanagement und -kommunikation die Tools „Todoist“ und „Twist“ der Doist Inc., 2100 Geng Road, Suite 210, Palo Alto, CA 94303, USA (Doist).

Doist verarbeitet Daten mit Hilfe von Amazon Web Services (AWS) in Nord-Virginia, USA. Es werden laut Angaben von Doist so wenige Daten wie möglich erfasst und alle Daten werden mit einer AES 256-Verschlüsselung geschützt.

Die damit einhergehende Verarbeitung personenbezogener Daten (Namen, Kontaktdaten, Projektinformationen) entspricht einem berechtigten Interesse zur Durchführung eurer Projekte. Ich habe leider keine vergleichbare oder gar bessere Software-Suite mit Sitz und Servern in der EU gefunden.

Todoist und Twist sind DSGVO-Konform. Ein entsprechendes Data Processing Agreement habe ich mit Doist abgeschlossen. Weitere Informationen.

Abrechnung und Zeiterfassung

Für das Management von Kunden, Dienstleistern, Projekten und Rechnungen nutze ich die Software MOCO der Firma hundertzehn GmbH, Aeschstrasse 131F, 8123 Ebmatingen in der Schweiz. Die damit einhergehende Verarbeitung personenbezogener Daten (Namen, Kontaktdaten, Projektinformationen) entspricht einem berechtigten Interesse zur transparenten Leistungsaufzeichnung und Abrechnung.

Für den Betrieb von MOCO werden Europäische und Schweizer Unternehmen mit eigener Hardware beauftragt. Für ergänzende Dienste werden teilweise Subunternehmer aus Drittstaaten (USA, UK) beauftragt. Mit diesen wurde von der hundertzehn GmbH eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen, welche die EU-Standardvertragsklauseln enthält.

MOCO ist DSGVO-konform. Ich habe mit Moco einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Mehr dazu.

Vertraulichkeit von Projektinformationen

Ich behandele Informationen, zu denen ich im Rahmen von Kundenprojekten Zugang erhalte, absolut vertraulich. Ich unterwerfe mich gerne nach Prüfung einer von meinen Kunden formulierten Datenschutz- und Vertraulichkeitsvereinbarung.

Berufshaftpflicht

Mein Versicherer für Berufshaftpflicht:
Hiscox SA Deutschland
Arnulfstraße 31
80636 München

Versichert sind Vermögensschadenhaftpflicht, Betriebshaftpflicht und Cyberrisiken sowie Inhalt, Gebäude und Betriebsunterbrechungen. Die Versicherung gilt weltweit und erstreckt sich auch auf IT-/Telekommunikationsdienstleistungen, Medienagenturdienstleistungen sowie M&A/due diligence.