Produktivität steigern: Mit diesen Methoden und Tools klappt es

Du leidest unter Prokrastination, Unkonzentriertheit oder lässt dich leicht ablenken? Ich zeige dir Methoden, Tipps und Tools, die deine Produktivität steigern. So kannst du dich auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren.

Produktivität steigern: Grundlagen

Produktivität: Definition

Zunächst zur Frage, was Produktivität bedeutet: Produktivität als Kennzahl im wirtschaftlichen Sinne ist das Verhältnis von Output (Ergebnissen) zu Input (eingesetzte Mittel).

Die Grenzproduktivität gibt an, wie sich der Output ceteris paribus erhöht, wenn der Einsatz um eine Einheit steigt. Die Grenzproduktivität menschlicher Arbeit ist abnehmend.

Ein paar grundlegene Methoden können dir helfen, bessere Ergebnisse bei gleichem Einsatz zu bringen und so deine Produktivität zu steigern:

• Fokussiertes Arbeiten,
• Konzentration auf wirksame Aufgaben und
• Einhalten der richtigen Balance zwischen Arbeits- und Erholungsphasen.

Fokussierung

Nicht jeden fällt es leicht, über längere Zeit konzentriert zu arbeiten. Oft lässt man sich von anderen Dingen ablenken. Benachrichtigungen auf dem Smartphone, mal eben etwas nachschauen, einen Kaffee machen - Defokussierung ist vielfältig. Folgende Methoden und Tipps können dir dabei helfen, mit Fokus und Effizienz zu arbeiten. 

• Arbeitsphasen und -zeiten festlegen, auch im Kalender,
• Arbeitspakete in kleine Aufgaben zerlegen,
• dedizierter Arbeitsplatz,
• Koffein nur in kleinen Mengen,
• ggf. konzentrationsfördernde Musik,
• Multitasking vermeiden,
• Anwendungen im Full Screen Mode nutzen,
• Handybenachrichtigungen ausschalten, Zeitfresser Apps deinstallieren,
• regelmäßige Meditation als Konzentrationsübung.

Die "besten Tipps" gibt es hier nicht, du musst selbst herausfinden, wie du deine Produktivität erhöhst. Wer sich vertieft mit fokussierter Arbeitsweise beschäftigen möchte, dem sei der Buch Klassiker "Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World" von Cal Newport empfohlen.

80/20 Regel

Die an das "Pareto-Prinzip" anknüpfende 80/20 Regel besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% Aufwand bewältigt werden können. Um 100% zu erreichen, ist also ein unverhältnismäßig hoher Einsatz notwendig.

Im Zeitmanagement hilft die Methode dabei, wichtige Themen zu erkennen und mit Priorität daran zu arbeiten. So werden zwar nicht perfekte, aber gute Ergebnisse in überschaubarer Zeit geschafft.

Gleichzeitig werden weniger wichtige Tasks identifziert und aufgeschoben, oder einfach ganz weggelassen. Für Perfektionisten ist die Regel hilfreich, um sich nicht in Details und "Nebenkriegsschauplätzen" zu verlieren.

Work-Life-Balance

Eine gesunde Lebensführung ist Grundlage produktiver Arbeit. Denn um etwas zu schaffen, braucht es Fokus, Ausdauer und ausreichend Energie. Dafür ist eine gute Balance zwischen Arbeitszeit und anderen Lebensbereichen wichtig.

Folgende Säulen der Work-Life-Balance begünstigen nach meiner Erfahrung Produktivitätssteigerung und helfen gleichzeitig dabei, Stress zu vermeiden:

• Halbwegs sinnvolles Arbeiten, das gute Laune macht,
• klare Prioritäten und Ziele,
• Herausforderungen,
• Ergebnisse erzielen,
• Erholungsphasen, genügend Schlaf,
• Routinen und Gewohnheiten,
• selbstbestimmte Arbeitsproduktivität,
• mobiles Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort,
• Abwechslung,
• soziale Kontakte (Freunde, Familie),
• angenehmes Arbeitsumfeld,
• Bewegung, Frischluft und Sport sowie
• gesundes Essen (Gemüse, Obst, Vollkorn, Fisch).

Ganz sicher empfinden Menschen eine ausgewogene Lebensbalance individuell unterschiedlich, das ist mein Blick darauf.

Fakten zur Produktivität

Was sagen Studien, Zahlen und Fakten über hohe Produktivität? Hier einige interessante Erkenntnisse:

• Dienstag ist der produktivste Arbeitstag der Woche.
• Morgens wird besonders produktiv gearbeitet, zwischen 16:00 Uhr und 18:00 Uhr am wenigsten effektiv.
• 25% der Arbeitszeit werden mit Lesen und Beantworten von E-Mails verbracht.
• Nach 40 Stunden Arbeitszeit in einer Woche sinkt die Produktivität um 50%.
• Arbeiten in 90 Minuten Intervallen im Wechsel mit 20 Minuten Pausen führt zu besseren Ergebnissen.
• Meetings sind ein Produktivitätskiller.
• 71% der Arbeitenden sind der Meinung, dass sie mit flexiblen Arbeitszeiten mehr leisten können.

Erhebungen der Plattform GoRemotely kommen weiterhin zu folgenden Aussagen:

• Nur knapp 3 Stunden pro Tag wird wirklich produktiv gearbeitet.
• 89% glauben, dass sie mit Hilfe von Gamification Methoden produktiver sind.
• 83% sind der Meinung, dass sie mehr Leistung bringen würden, wenn sie nicht in eine Büro gehen müssten.
• Multitasking verursacht Produktivitätseinbußen von 40%.
• Gesunde Ernährung kann die Leistung um 25% steigern.
• Werden 2,5 Stunden der wöchentlichen Arbeitszeit durch Sport ersetzt, kann das die Produktivität in Summe steigern.

Die Zahlen belegen die Wirksamkeit vieler Methoden zur Steigerung deiner Produktivität.

Effektiver arbeiten mit Produktivitätstechniken

Getting Things Done (GTD)

GTD steht für Getting Things Done und eine von David Allen entwickelte Selbstmanagement- und Produktivitätsmethode zur Steigerung der Produktivität. Der GTD Prozess besteht aus folgenden Schritten:

• Sammeln: Neue Aufgaben und Themen werden möglichst in einem zentralen Eingangsordner gesammelt.
• Verarbeiten: Insoweit eine Task auch tatsächlich sinnvoll bearbeitet werden kann, werden konkrete Handlungsschritte zur Aufgabenerfüllung festgelegt. Anderenfalls werden Themen als Referenzmaterial abgelegt oder sie landen in einem Ordner für ggf. spätere Bearbeitung bzw. im Papierkorb. Soweit deine Aufgabe in wenigen Minuten bearbeitet werden kann, sollte sie sofort erledigt werden.
• Organisieren: Deine Aufgaben münden anschließend in ein Projekt, eine Task oder eine Sub Task, möglichst mit Fälligkeitstermin. Sie können auch delegiert werden. Die entsprechenden Prioritäten werden ggf. übergreifenden Themen ("Tags") zugeordnet und priorisiert.
• Sichten und reflektieren: Alle To Dos werden regelmäßig zur Verbesserung von Fokus und Kontrolle gesichtet und aktualisiert.
• Erledigen: Bearbeitung entsprechend der gesetzten Prioriäten. Soweit die Erledigung von den Ergebnissen anderen abhängig ist, kann als "Warteschlange" ein eigener Ordner ("waiting for") genutzt werden.

GTD hilft auch bei einer Vielzahl von To Dos, den Überblick zu behalten und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

Eine leicht abgewandelte Form von GTD ist das Inbox Zero Konzept für die Bearbeitung von E-Mails.

Kanban

Der Begriff Kanban kommt ursprünglich aus dem Japanischen und bedeutet in einer engen Übersetzung "Signalkarte". Die Technik wurde zunächst bei Toyota angewendet, um einen gleichmäßigen Fertigungsfluss mit dem Ziel der Produktivitätssteigerung zu gewährleisten. Der Schwerpunkt lag auf dem optimalen Fluss des Produkts durch alle Fertigungschritte bis zur Fertigstellung.

Heute findet Kanban insbesondere in der Softwareentwicklung von Unternehmen, aber auch im Rahmen des Projektmanagements Anwendung.

Beim Kanban werden To Dos als Karten in einem Workflow visualisiert. Typischerweise geschieht dies in einem Kanban Board bzw. an einer Kanban Wand.

Es gibt dabei typischerweise zumindest folgende Stationen:

• Backlog/Themenspeicher,
• in Bearbeitung,
• Fertig.

Ein großer Vorteil der Visualisierung am Kanban Board ist die Transparenz über Verteilung der Arbeit in Prozessschritten sowie mögliche Engpässe. Tasks sollen im Idealfall gleichmäßig durch das System fließen, damit Blockaden und Wartezeiten vermieden werden. Das wirkt sich positiv auf Produktivität und Durchlaufzeiten aus.

Workflow und Spalten können natürlich individuell angepasst werden. Das System ist sehr einfach und lässt sich auch mit analogen Medien (Tafel, Kärtchen, Papier) gut nutzen.

Timeboxing

Im Rahmen des Timeboxing werden feste Zeitblöcke für Projektaufgaben festgelegt. Die Timebox beschreibt dabei das jeweils maximal erlaubte Zeitbudget, um einen vorher festgelegten Output zu erreichen.

Ein Beispiel: "Die Besprechung dauert maximal 30 Minuten, und im Ergebnis soll ein Projektplan festgelegt werden."

Voraussetzung für Timeboxing und arbeiten in festen Zeiten ist, dass die Dauer von Arbeitsschritten in etwa abschätzbar ist. Die entsprechenden Zeitblöcke können dann z.B. in einen Kalender inkl. Puffer über den ganzen Tag verteilt eingetragen werden.

Vorteile des Systems sind insbesondere:

• Fokussierung, da nur ein begrenztes Zeitbudget zur Verfügung steht,
• Vermeidung von Prokrastination, da Blöcke feststehen,
• Förderung der Motivation, wenn deine Aufgaben schnell erledigt sind.

Eat the Frog

Eat the Frog ist eine Produktivitätsmethode von Brian Tracy. Frei übersetzt geht es darum jeden Tag aufs Neue die Kröte zu schlucken, oder auch in den sauren Apfel zu beißen. Die Kröte repräsentiert hierbei wichtige Tasks, um deren Erledigung man sich ansonsten vielleicht herum drückt.

"If you have to eat two frogs, eat the ugliest one first."

Brian Tracy, Eat That Frog!

Gemäß Eat the Frog Methode ist es am besten, schwierige, unangenehme Tasks, die aber einen hohen Impact haben, jeweils als erstes am Tag zu erledigen.

Die Methode lässt sich wie folgt anwenden:

• Frösche identifizieren: Das sind Aufgaben, die nicht unbedingt dringend sind, aber einen großen Einfluss auf die eigenen Ziele haben. Häufig ist die Erledigung unangenehm oder auch langweilig.
• Frösche mundgerecht zerlegen: Die Tasks sollten in kleinere Pakete zerlegt werden, die in ein paar Stunden erledigt werden können.
• Frösche essen: Jeweils am Morgen werden als allererstes die Frösche geschluckt, die am Tag zuvor geplant wurden.

Die Vorteile des Konzepts sind einfach ersichtlich:

• Am Morgen ist die Konzentration am größten, es ist Energie für die schwierigen Themen vorhanden.
• Der Körper gewöhnt sich an konzentriertes Arbeiten über einige Stunden jeweils zur gleichen Uhrzeit.
• Die Erledigung der unliebsamen, aber am höchsten priorisierten Aufgaben gleich in der Früh gibt das Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben und belohnt zu sein.

Die Methode ist gut geeignet, um fokussiertes Arbeiten zu praktizieren und dem immer währenden Aufschieben entgegen zu wirken. Weitere Facetten und Vertiefungen von Eat the Frog können im gleichnamigen Buch nachgelesen werden.

Pomodoro

Die Pomodoro Technik für produktiveres Arbeiten wurde von Francesco Cirillo in den späten 80er Jahren des letzten Jahrhunderts entwickelt. Aufgaben werden dabei definiert und in überschaubare Zeitintervalle (Pomodori) zerlegt, damit sie effektiver bearbeitet werden können. Zum Vorgehen:

Die Aufgabe wird definiert.

• Ein Zeitintervall für die Bearbeitung wird festgelegt, i.d.R. 25 Minuten.
• So lange an der (Teil-)Aufgabe arbeiten, bis diese Zeit verstrichen ist. Die Task wird als erledigt markiert.
• Nachdem ein Pomodoro beendet ist, gibt es eine kurze Pause von 5 Minuten.
• Nach dem Abschluss von 4 Pomodori darf eine längere Pause eingelegt werden (15 - 20 Minuten).

Die Vorteile von Pomodoro:

• Häufige Pausen verbessern die geistige Flexibilität und erhöhen den Fokus.
• Ablenkungen lassen sich vermeiden, da Pomodori Phasen unbedingt durchgearbeitet werden.
• Zudem schaffen viele, wenn auch kleinere erledigte To Dos Erfolgserlebnisse. Das wirkt sich posititiv auf die Motivation aus.

Die Pomodoro Produktivitätsmethode lässt sich mit spezieller Timer Software unterstützen. Diese ist häufig kostenlos für Desktop oder als Mobil App verfügbar. Einen Überblick zu Open Source Timern gibt es z.B. hier, ich nutze Solanum für Linux.

Flowtime

Flowtime ist eine Variante der Pomodoro Methode. Hier werden keine fixen Zeitfenster für Arbeitsphasen gewählt, sondern es wird so lange gearbeitetn, bis die Konzentration nachlässt. Dann wird eine kurze Pause eingelegt, die ebenfalls flexibel gehalten wird und eben so lange dauert, bis der Körper erfrischt ist.

Flowtime hat gegenüber Pomodoro die folgenden Vorteile:

• Arbeitsphasen und Pausen werden der eigenen Psyche und körperlichen Ausdauer individuell angepasst. Z.B. können Pausen auch nach einer längeren Arbeitsphase gestaffelt verlängert werden. Gleichwohl kann es eine Weile dauern, bis das Optimum gefunden wird.
• Ein produktiver Flow wird nicht durch eine erzwungene Pause unterbrochen. Gerade kreative Arbeiten brauchen häufig längere Zeitfenster.
• Die Abschätzung der Dauer wird genauer, wenn die Erledigung in flexiblen Zeiträumen getrackt wird.

Flowtime ist ideal für alle, die die Vorteile von Pomodoro schätzen, aber mit dem engen Zeitkorsett nicht zurecht kommen.

Objectives and Key Results (OKRs)

Die OKR Methode wird von vielen großen Unternehmen und Startups genutzt. Durch klare Ziel- und Ergebnisvereinbarungen werden Mitarbeiter hinter einer Mission vereint. Die produktive Arbeit des Teams kanalisiert sich auf die richtigen Themen. OKRs können auch von sehr kleinen Teams oder sogar auch als persönliche Produktivitätsmethode genutzt werden.

Übergreifende Zielsetzungen (Objectives) werden dabei auf konkret messbare Ergebniskennzahlen (Key Results) herunter gebrochen.

Ein konkretes Beispiel für OKR könnte etwa sein:

Objective: 20% Neukunden-Anteil an der Gesamtkundenbasis pro Jahr erreichen

Key Results:

• 5 Kundeninterviews durchführen, um wichtigste Punkte für Zusammenarbeit herauszufinden.
• Value Proposition auf der Website und in werblicher Kundenansprache klar herausarbeiten und umsetzen.
• Werbeanzeigen auf Online Kanälen mit Testbudget 5.000 Euro schalten.
• Konvertierungen messen und Online Marketing auf CPO optimieren.

Im Rahmen der Key Results fallen viele To Dos an, die ebenfalls notiert und abgearbeitet werden.

Vorteile der OKR-Produktivitätsmethode:

• Klarer Fokus,
• Orientierung an wichtigsten Zielen,
• Verantwortlichkeit für messbare Ergebnisse,
• hoher Impact, wenn Ziele ambitioniert sind.

Damit es funktioniert, sollten Key Results messbar, transparent, ambitioniert und von allen Beteiligten nachvollziehbar sein. Zudem muss flexibel mit sich ändernden Rahmenbedingungen umgegaben werden.

Die Einführung der Methode kann aufwändig und langwierig sein, insbesondere wenn es Widerstände gegen Transparenz und Messbarkeit in einer Organisation gibt.

OKRs lassen sich einfach mit Google Sheets oder einer Software für Arbeitsproduktivität umsetzen. Spezielle Lösungen wie etwa Mooncamp oder Workpath sind speziell auf den Prozess ausgerichtet, aber vergleichsweise teuer.

Eisenhower-Matrix

Mittels Eisenhower-Matrix werden anstehende Aufgaben bzgl. Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert. Die Methode soll helfen bessere Entscheidungen zu treffen, um Zeit für die wichtigen Dinge zu reservieren.

Die Eisenhower-Matrix unterscheidet in vier Quadranten folgende Aufgabentypen:

• Wichtig und dringend: Diese Aufgaben erhalten volle Aufmerksamkeit und sollten schnellstmöglich selbst erledigt werden. In diesem Quadranten muss sich unbedingt auf das Wesentliche konzentriert werden.
• Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgabentypen werden mit einem Termin belegt und später selbst erledigt. Sie sind langfristiger Natur, fallen aber häufig von der Agenda, wenn Disziplin fehlt.
• Dringend, aber nicht wichtig: Diese Tasks sollten möglichst delegiert werden. In diesen Bereich können z.B. organisatorische Arbeiten fallen.
• Nicht wichtig und nicht dringend: Falls nichts passiert, wenn die Arbeit nicht erledigt wird, dann kann sie weg. In diese Kategorie fallen z.B. Einladungen zu Off Topic Veranstaltungen oder Social Media Lektüre.

Insbesondere bei Zeitknappheit gibt die Matrix eine schnelle und intuitiv nachvollziehbaren Übersicht zu Prioritäten. Die Einteilung in die vier Bereiche ist schnell erledigt. Wichtige, dringende Aufgaben genießen danach oberste Priorität. Komplexen, agilen Umfeldern wird die Methode allerdings kaum gerecht.

"I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent."

Dwight D. Eisenhower

Wichtige Aufgaben sind zumeist nicht dringend und dringende sind oft nicht wichtig. Diesen Aspekten wird die Eisenhower Methode nicht wirklich gerecht.

Zudem lassen sich gerade in kleinen Teams oder bei persönlichen Tasks Aufgaben in der Regel nicht delegieren, dafür wird keine Lösung angeboten. Das Tool gibt auch keine Hinweise, wie sich produktiver arbeiten lässt.

Action Methode

Die Action Methode wurde von Behance entwickelt, einer Online Plattform für Kreative. Sie hilft inbesondere dabei, kreatives, chaotisches Brainstorming in umsetzbare Tasks inkl. Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdaten umzuwandeln. So sollen sie ihre Produktivität steigern.

Dabei werden Ideen in drei Kategorien unterteilt:

• Aktionselemente: Konkrete Tasks, um das Projekt zu erledigen.
• Backburner-Elemente: Interessante Ideen, die nicht direkt zu Zielerreichung passen.
• Referenzelemente: Ressourcen und Informationen die benötigt werden, um das Projekt abzuschließen.

So kann die Methode angewendet werden:

• In einem Posteingang werden alle eingehenden Aufgaben gesammelt.
• Für alle Engänge wird entschieden, ob es sich um eine Referenz, einen Aktionsschritt oder ein Backburner-Element handelt.
• Referenzen und Backburner werden abgelegt und bei Bedarf gesichtet.
• Die Aktionselemente werden priorisiert, mit einem Zieldatum belegt und bearbeitet, bzw. ggf. delegiert.
• Wöchentlich gibt es einen Review.

Wer die Methode mag, kann sich ein spezielles Action Notizbuch kaufen, in dem der Prozess angelegt ist. Aber natürlich ist auch die Anwendung mit einem Software Tool für Produktivität möglich.

Alpen

Die Alpen Methode hilft beim Selbst- und Zeitmanagement. Sie wurde vom Wirtschaftswissenschaftler Prof. Dr. Lothar J. Seiwert entwickelt.

Alpen steht für:

• Aufgaben, Aktivitäten und Termin für den nächsten Tag notieren,
• Länge (Dauer) der Arbeitspakete realistisch, aber mit Zeitlimit abschätzen,
• Pufferzeiten für unerwartete und spontane Aktivitäten einplanen (ca. 40% der zur Verfügung stehenden Gesamtzeit),
• Entscheidungen treffen über Weglassen, Verkürzen, Schwerpunkte und Delegation von Aufgaben sowie
• Nachkontrolle von Tasks und Planungsannahmen.

Vorteile der Methode:

• Die To Do Liste gibt einen aktuellen Überblick zu deiner Produktivität,
• Zeitlimits verstärken Fokus und Motivation,
• Pufferzeiten helfen insbesondere bei schwer planbaren Aufgaben in kreativen oder agilen Umfeldern.

Der Ansatz ist weniger für den Einsatz im Unternehmen, eher für Selbstmanagement geeignet. Die Notwendigkeit zur Kooperation im Team kann ein Hemmnis für Alpen sein. Die großzügig angelegten Pufferzeiten können bei mangelnder Disziplin zudem zu Defokussierung führen.

Produktiver werden mit Produktivitätssoftware

Unter Produktivitätssoftware werden Tools und Apps verstanden, die produktive Arbeitsmethoden abbilden und unterstützen. Es gibt unglaublich viele Anbieter von Produktivitätssoftware. Ich beschränke mich hier auf meine favorisierten Tools für persönliches Produktivitätsmanagement (und z.T. auch für die Zusammenarbeit in kleineren Teams).

Todoist

Überblick

Todoist hilft als Produktivitäts-App bei der Organisation des Arbeits- und Lebensalltags. Todoist gehört zur unabhängigen, eigenfinanzierten Doist Inc. in den USA. Das gebootstrapte Unternehmen wurde im Jahr 2007 in Europa gegründet.

Todoist ist mein Tool der Wahl. Ich nutzte es täglich für meine Arbeit als Freelancer und möchte es nicht mehr missen.

Funktionen

• Projekte, Unterprojekte, Aufgaben und Unteraufgaben,
• Eigene E-Mail-Adresse für Versand direkt an ein Projekt,
• Labels, Prioritäten und vielfältige Filtermöglichkeiten,
• wiederkehrende Tasks,
• Ansicht für Kanban und Liste,
• To-Do-Listen,
• plattformübergreifende Synchronisation,
• Teilen von Aufgaben und Projekten mit anderen Personen,
• Benachrichtigungen und Kalenderintegration,
• Gamification.

Preis

• Free: Bis zu 5 Projekte, 5 Teammitglieder, 3 Filter, keine Erinnerungen.
• Pro, 4 Euro/Monat: 300 Projekte, 25 Teammitglieder, 150 Filter, Erinnerungen.
• Business, 6 Euro/Monat: 500 Projekte, 50 Teammitglieder, 150 Filter, Erinnerungen, Team Eingang, Team Abrechnung.

Vorteile

• Ausgereiftes Produkt, intuitiv nutzbar,
• unterstützt quasi alle Produktivitätsmethoden,
• Themes für individuelle farbliche Anpassung,
• große Community, transparente Produktentwicklung,
• für alle Plattformen verfügbar,
• Data Processing Agreement,
• Templates,
• Gamification über Karma-Levels steigert Motivation für Produktivitätssteigerung.

Nachteile

• Bidirektionale Kalenderintegration nur mit Google,
• kostenlose Version stark eingeschränkt.

Plattformen

Linux wrapper, macOS, Windows iOS, Android, Web

Trello

Überblick

Trello ist ein an Kanban orientiertes Aufgaben-Tool für die Zusammenarbeit in Teams. Trello ist seit mehr als 10 Jahren auf dem Markt und wurde 2017 von der australischen Firma Atlassian übernommen.

Funktionen

• Workspaces, Boards, Listen, Tasks und Checklisten,
• Zuordnung Personen, Labels, Fälligkeiten und Prioriäten,
• Teilen von Dateien, Bildern, Videos und URLs,
• plattformübergreifende Synchronisation,
• Kommentarfunktion auf Karten,
• Automatisierung von Workflows,
• Benutzerverwaltung,
• Hintergründe und Coverbilder für Karten,
• Templates.

Preis

Free: Bis zu 10 Boards, beliebig viele Karten, individuelle Hintergründe, Power Ups und Integrationen.
Standard, 6 US Dollar/Monat: Unlimitierte Boards, beliebig viele Karten, individuelle Hintergründe, Power Ups und Integrationen, benutzerdefinierte Felder, Gäste.
Premium, 12,50 US Dollar/Monat: Unlimitierte Boards, beliebig viele Karten, individuelle Hintergründe, Power Ups und Integrationen, benutzerdefinierte Felder, Gäste, Dashboard-, Kalender- und Timeline-Ansicht, Admin Funktionen.

Vorteile

• ideal für Teams (auf ohne Team sinnvoll nutzbar),
• Boards lassen sich visuell ansprechend gestalten,
• ideal für Scrum und Kanban,
• inuitive Bedienung mittels Drag & Drop,
• Vielfältige Integrationsmöglichkeiten,
• Atlassian Data Processing Addendum,
• ansprechende, schlichte Oberfläche.

Nachteile

• Komplexere Projekte schwer zu managen in Trello,
• wichtige Ansichten für Projektmanagement nur in Premium Variante verfügbar.

Plattformen

Linux wrapper, macOS, Windows iOS, Android, Web

OmniFocus

Überblick

OmniFocus ist speziell auf persönliche Produktivität und GTD ausgerichtet. Die Software ist nicht für Teams geeignet und nur für das Apple Ökosystem verfügbar. Die erste Version der Software erschien 2008, OmniFocus gehört zur OmniGroup in den USA.

"OmniFocus is a stellar tool for keeping track of outcomes and actions."

David Allen, Author of Getting Things Done

Funktionen

• Projekte, Aktionen, Markierungen,
• Arbeitsweise Erfassen-Ordnen-Machen,
• To-Do-Listen,
• plattformübergreifende Synchronisation,
• Sortierung nach Fälligkeiten, Tags und Kontexten,
• Überprüfung von Aktionsstatus (Review),
• Filterung nach speicherbaren Ansichten (Perspektiven),
• Forecast.

Preis

• OmniFocus Abonnement: 9,99 US Dollar/Monat.
• Web Add-On: 4,99 US Dollar/Monat.

Vorteile

• Einfaches Sharing von Ressourcen in die App hinein,
• individuelle Workflows möglich,
• sehr gute Integration in iOS und macOS,
• ideal für GTD methodische Perfektionisten.

Nachteile

• Funktionsvielfalt benötigt Zeit für Einarbeitung,
• relativ teuer für Selbstmanagement App (Testversion verfügbar).

Plattformen

macOS, iOS, Web (mit Add-On Tarif)

Fazit

Deine Produktivität lässt sich systematisch erhöhen, wenn du grundlegende Regeln beachtest und eine für dich passende Methode auswählst. Natürlich lassen sich auch unterschiedliche Produktivitätstechniken miteinander kombinieren. Experimentieren ist OK, die eine gültige Methode für alle gibt es nicht. Die Auswahl eines Tools gemäß deiner Anforderungen ist dann eher Geschmacksache.

Warum sollte es dir nicht gelingen, deine Produktivität zu steigern, wenn du zielstrebig daran arbeitest?

Ich selbst setze als Freelancer und auch privat je nach Projekt und Thema auf GTD, Pomodoro sowie Kanban. Dafür nutze ich die Software Todoist. Für die Erledigung meiner priorisierten täglichen To Dos praktiziere ich Eat the Frog.

Produktivität ist kein Selbstzweck. Zeit zum Nachdenken ist ebenso wichtig. Journaling kann regelmäßige Reflektion zusätzlich unterstützen.

Zudem muss immer das "Warum" der eigenen Produktivität klar sein. Hilfreich kann hier eine Checkliste sein mit Dingen, die du täglich erledigen möchtest, weil sie für dich einen guten Tag ausmachen.